GoBD: Jahres-Buchführung bleibt möglich

Guten Tag,

mit unserer H + H - Info vom 01.03.15 „GoBD über-regulieren Ihre Buchhaltung“ haben wir über die neuen „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung…“ (GoBD) informiert. Insbesondere ging es um die zeitgerechte „Erfassung“ und Ordnung. Es handelt sich insoweit um die „Erfassung“ im Zusammenhang mit Belegen und Grund(buch)aufzeichnungen. Dies bedeutet eine geordnete Belegablage in Form einer manuellen Sichtung, Sortierung und Sicherung mit Schutz vor unberechtigten Zugriffen und Änderungen.

Sofern die Belege nicht innerhalb der vorgegebenen Fristen (siehe H + H - Info vom 01.03.15) in einem IT-System erfasst werden, können die Anforderungen an die sogenannte Grund(buch)aufzeichnungsfunktion auch durch eine geordnete und sichere Belegablage erfüllt werden. Dafür sollte ein klar geregelter und dokumentierter Prozess vorliegen, der zum Beispiel das zu verwendende Ordnungssystem sowie Zugriffsrechte definiert und die Vollständigkeit der Belege sicherstellt. Diese geordnete Belegablage kann zum Beispiel auch in einem Ordner vorgenommen werden. Wer es lieber elektronisch machen möchte, dem bietet die DATEV zum Beispiel das Programm „Unternehmen online".

Die sogenannte Prozessdokumentation sollte insbesondere folgende Fragen beantworten:

  • Wie sind der Belegeingang und die Belegidentifikation organisiert?
  • Wie wird die Vollständigkeit der gesammelten Belege sichergestellt?
  • Nach welchem Ordnungssystem und an welchem Ort werden die Belege abgelegt?
  • Wie ist der Ablageort (zum Beispiel Ordner) vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt?
  • Wer darf auf den Ordner zugreifen und Belege einsortieren?
  • In welchen Abständen erhält der Steuerberater die Belege?
  • Wie wird sichergestellt, dass alle betroffenen Personen die oben genannten Aspekte kennen und beachten?

Sollten Sie sich also für den Weg der geordneten Belegablage (in Papierform oder elektronischer Form) entscheiden, so bleibt weiterhin ein quartalsweiser, halbjährlicher oder gar jährlicher Buchungszyklus zulässig!

Jedenfalls dann, wenn die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der GoBD – inklusive Prozessdokumentation – erfüllt werden.

Eine gute Zeit wünscht Ihnen

 

 

Ihr Frank Hartmann