Digitales Belegbuchen - die Buchführung der Zukunft

Guten Tag,

die Digitalisierung hat in viele Lebensbereiche Einzug gehalten (Einkauf, Bankgeschäfte, Steuererklärungen…) und ist auch bei der Finanzbuchhaltung angekommen.

Beim digitalen Belegbuchen geben Sie Ihre Belege nicht mehr außer Haus, sondern übertragen diese per Scanner oder Fax in die Belegverwaltung im DATEV-Rechenzentrum. Die Kanzlei kann sich die Belegbilder aus der Belegverwaltung online anzeigen lassen und direkt vom Belegbild buchen. Über das digitale Belegbuchen kann ein Buchungssatz in den DATEV Rechnungswesen-Programmen dauerhaft mit dem entsprechenden Buchführungsbeleg verbunden (verlinkt) werden. Aus den Auswertungen (BWA, SuSa, Kontoblatt) ist ein Durchstieg zurück bis hin zum Belegbild möglich.

Vorteile der digitalen Buchführung sind vor allem die hohe Aktualität und Einsparung von Postlaufzeiten durch die elektronische Belegweitergabe mittels Scanner oder Fax. Die digitale Speicherung im DATEV-Rechenzentrum reduziert darüber hinaus die Rückfragehäufigkeit. Die Papierbelege können bei Ihnen verbleiben. Die Archivierung der Papierbelege durch Sie entfällt, weil die Archivierung im DATEV-Rechenzentrum, entsprechend der gesetzlichen Vorgaben, erfolgt. Für Sie hat dies eine Platz-, Zeit- und Kostenersparnis zur Folge. Nachteilig ist, dass das Faxgerät und der Scanner bestimmte technische Voraussetzungen erfüllen müssen. Zudem fallen Gebühren für die Nutzung des DATEV-Programms und bei den Banken für die Bereitstellung der digitalen Kontoauszüge an.

Die Digitalisierung ist heute noch 10 – 20 % teurer als wenn man den Beleg mit der Hand abtippt. Deshalb entsteht der Nutzen erst bei einer Vielzahl von Belegen und gleichartigen, monatlich wiederkehrenden Buchungssachverhalten. Für „kleine“ Finanzbuchhaltungen kommt daher nur eine „halb digitale“ – halb analoge Buchhaltung in Frage. Dabei werden die Belege, wie bisher, in Papierform eingereicht. Die Kontoauszüge werden von der Bank digital an DATEV weitergegeben (Gebühren von Bank zu Bank unterschiedlich). Die Kasse kann, wenn als Exceltabelle per Mail übermittelt (neue gesetzliche Richtlinien beachten – siehe dazu H+H-Info vom  01.03.15 und 01.01.17), ins DATEV-Rechnungswesen-Programm eingelesen werden. Die Vorteile der Archivierung im DATEV-Rechenzentrum durch eine 100 % digitale Buchhaltung entstehen bei einer „halb digitalen“ Buchführung leider nicht.

Wenn Sie wissen möchten, ob die digitale Finanzbuchhaltung auch für Sie in Frage kommt, sprechen Sie uns gerne an.

Eine gute Zeit wünscht Ihnen

 

 

Ihre Barbara Schwamborn