Elektronische Rechnungen – Was ist neu?

 

Guten Tag, 

es liegt ein Gesetzentwurf zur Umsatzsteuer 2011 vor, der eine erleichterte Handhabung bei elektronischen Rechnungen vorsieht. Der Gesetzgeber folgt damit den Rat der Europäischen Union (Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie). 

In der Vergangenheit mussten technische Verfahren eingehalten werden, damit Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) zum Vorsteuerabzug berechtigten. Hierzu bedurfte es zum Beispiel einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines besonderen elektronischen Datenaustauschverfahrens (EDI). 

Aufgrund der beabsichtigten Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen ist § 14 UStG im Gesetzentwurf geändert worden. Zukünftig wird auf folgende Kriterien zu achten sein:

  • Echtheit der Herkunft der Rechnung
  • Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung
  • Lesbarkeit der Rechnung
  • Elektronisches Format der Rechnung

Zukünftig legt jeder Unternehmer selbst fest, in welcher Weise die vorgenannten Kriterien erfüllt werden. Dies ist durch innerbetriebliche Kontrollverfahren sicherzustellen. 

Es genügt z. B., wenn der Unternehmer prüft, ob

  • die Leistung laut Rechnung erbracht wurde,
  • somit der Aussteller der Rechnung Anspruch auf Zahlung hat,
  • eine korrekte Kontoverbindung vorliegt,
  • die Rechnung mit anderen geschäftlichen Unterlagen, zum Beispiel Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein übereinstimmt.

Zudem muss sichergestellt sein, dass die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden (Unversehrtheit der Rechnung).
Letztlich sind damit Prüfkriterien vorgesehen, die ein ordnungsgemäßer Kaufmann ohnehin verwenden würde. 

Aber auch weiterhin darf der Unternehmer die bisher bekannten technischen Verfahren (zum Beispiel qualifizierte elektronische Signatur oder elektronischer Datenaustausch) verwenden. 

Zukünftig dürfen Sie also Rechnungen auch als Email, als Pdf- oder Textdatei, per Computertelefax, Faxserver (nicht aber Standardtelefax) oder im Wege des Datenträgeraustauschs empfangen. 

Bitte achten Sie jedoch darauf, dass die Speicherung der elektronischen Rechnungen auf einem Datenträger zu erfolgen hat, der keine Änderungen mehr zulässt. Sie haben damit zukünftig zwei Formen der Aufbewahrung zu erfüllen (Papier – und digitale Aufbewahrung). 

Nicht möglich ist es jedoch, elektronische Rechnungen auszudrucken und mit den Papierdokumenten aufzubewahren. Bitte fragen Sie nicht nach dem Warum. Der Gesetzgeber lässt uns hier im Dunkeln. 


Eine gute Zeit wünscht Ihnen 

Ihr Hartmann + Hübner – Team

 

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