Die elektronische Rechnung
von Armin Grohmann
Guten Tag,
jeder Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne – unabhängig von der Unternehmensgröße – kann Rechnungen elektronisch übermitteln, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Laut Definition (§ 14 Abs. 1 S. 8 UStG) handelt es sich bei einer Rechnung um eine elektronische Rechnung, wenn sie in elektronischer Form ausgestellt und empfangen wird. Hierzu gehören Rechnungen per E-Mail ggf. mit PDF- oder Textdatei-Anhang, per Computer-Fax, Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des Datenaustauschs
(EDI-Verfahren). Als Papierrechnung hingegen gilt die Übermittlung von Standard-Fax zu Standard-Fax und Computer-Fax oder Fax-Server zu Standard-Fax. Papier- und elektronische Rechnung werden steuerlich gleich behandelt.
Voraussetzung für die Anerkennung von Papier- sowie elektronischer Rechnung ist, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind und alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten sind (siehe hierzu § 14 Abs. 4 und § 14 a UStG).
Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gegeben, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts liegt vor, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben während der Rechnungsübermittlung nicht geändert wurden. Außerdem muss die Rechnung in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben sein.
Da kein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren vorgeschrieben ist, ist der Rechnungsaussteller frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er die Rechnung übermittelt (E-Mail ggf. mit PDF- oder Textdatei-Anhang, EDI-Verfahren, Computer-Fax, Fax-Server, Web-Download, E-Post oder DE-Mail). Wichtig in diesem Zusammenhang: eine Signatur kann verwendet werden, ist aber nicht mehr vorgeschrieben. Werden jedoch weder eine qualifizierte elektronische Signatur noch das EDI-Verfahren verwendet, ist durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sind. Dies kann in der einfachsten Form z. B. durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit Bestellung oder Lieferschein geschehen.
Besteht Aufbewahrungspflicht, so sind Besonderheiten zu beachten.
Die elektronische Rechnung ist im elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z. B. digital als E-Mail) aufzubewahren. Während der Aufbewahrungsfrist sind die jederzeitige Lesbarkeit und die maschinelle Auswertbarkeit zu gewährleisten. Außerdem ist zwingend die elektronische Aufbewahrung während der ganzen Dauer der Frist auf einem Datenträger (insbesondere nur einmal beschreibbare CD oder DVD) vorgeschrieben.
Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig.
Rechnungsempfänger, die elektronische Rechnungen nicht aus steuerlichen Gründen aufbewahren müssen, können hingegen selbst entscheiden, wie sie die Rechnung aufbewahren möchten.
Eine gute Zeit wünscht Ihnen
Ihr Barbara Schwamborn
