GoBD über-regulieren Ihre Buchhaltung
von Armin Grohmann
Guten Tag,
GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das Bundesfinanzministerium konkretisiert mit seinem BMF-Schreiben vom 14.11.14 die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen.
Seit 01.01.15 sind sie von allen buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Unternehmern zu beachten. Ihre Geltung ist somit zum Beispiel nicht auf die Verwendung von Systemen der doppelten Buchführung beschränkt. Ausdrücklich sind auch die steuerlichen Aufzeichnungspflichten eingeschlossen, denen zum Beispiel Einnahmenüberschussrechner (vereinfachte Gewinnermittlung ohne Buchführungspflicht) unterliegen.
Die wesentlichen Verschärfungen und Änderungen sowie Handlungsempfehlungen im Umgang mit dem GoBD fassen wir folgendermaßen zusammen:
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1.
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Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grund(buch)aufzeichnungen Die GoBD konkretisieren, dass Belege binnen zehn Tagen „erfasst“ werden sollen. „Erfassen“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass durch den Unternehmer eine Belegidentifikation, -sichtung, -sicherung und eine geordnete Ablage erfolgt, die auch zum Beispiel in einem Ordner vorgenommen werden kann. Sofern eine solche Ablage vorliegt, werden die Anforderungen an eine sogenannte „Grund(buch)aufzeichnung“ erfüllt. Die IT-technische Erfassung (zum Beispiel DATEV-Buchführung) kann auch zu einem späteren Zeitpunkt – zum Beispiel durch den Steuerberater – erfolgen. |
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2. |
Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Grundsätzlich gelten Aufzeichnungen mit Belegcharakter mit dem Zeitpunkt der Erfassung als unveränderbar. Mit „Erfassung“ ist die erstmalige Aufzeichnung gemeint, die nicht zwingend IT-gestützt erfolgt (siehe oben 1.). Dies gilt auch für Aufzeichnungen in Grundbüchern (zum Beispiel Wareneingangs- und -ausgangsbücher) sowie für Vorsysteme (zum Beispiel Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung). Die buchungstechnische Erfassung unter Einsatz eines IT-Systems und deren Unveränderbarkeit („Festschreibung“) unterliegt nun erstmals konkreten Fristen, die sich am Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) orientieren. Mit „Festschreibung“ wird der Zeitpunkt der Autorisierung (Buchungszeitpunkt) in den DATEV-Buchführungs-Programmen bezeichnet. Ab diesem Zeitpunkt sind alle Änderungen lückenlos nachvollziehbar zu gestalten. In diesem Zusammenhang werden durch die GoBD die Anforderungen an zeitnahe und unveränderbare Buchungen verschärft. Weiterhin gilt der Grundsatz einer zeitnahen Festschreibung. Die Zeitnähe wird nun in den GoBD erstmals von der Finanzverwaltung konkretisiert („bis zum Ablauf des Folgemonats“). Dies führt bei zweckorientierter Auslegung im Regelfall zu einer Orientierung am Termin der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) als spätesten Zeitpunkt. Erst zu diesem Zeitpunkt kann die eingesetzte Software das Vorliegen festgeschriebener Buchungssätze im Ganzen überprüfen. Im Ergebnis bedeutet dies die Notwendigkeit der monatlich (!) zu erstellenden Finanzbuchhaltung und zwar bis Ende des Folgemonats, spätestens bis zum 10. des übernächsten Monats. Quartals-Buchführungen und erst Recht Jahres-Buchführungen sind damit passé. Darüber hinaus beachten Sie bitte, dass bestimmte Formate (Office) und Aufbewahrungsformen (Dateisystem) ohne weitere Maßnahmen nicht die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen erfüllen. Und: Stammdaten mit Einfluss auf Buchungen oder IT-gestützte Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar sein (zum Beispiel durch Historisierung, Protokollierung, Verfahrensdokumentation). |
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3. |
Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente sind unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Sie müssen für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden. Das gilt nicht nur für Daten der Finanzbuchführung, sondern auch für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus den Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung. |
Eine der häufigsten Fragen – bisher – lautet: Sind auch Steuerbürger betroffen, die nicht buchführungspflichtig sind? Die Antwort lautet: Ja, die GoBD beziehen sich explizit auf alle steuerlichen Aufzeichnungspflichten, sofern sie an außersteuerliche Pflichten anknüpfen oder nur für steuerliche Zwecke bestehen. Somit kann zum Beispiel auch ein Einnahmenüberschussrechner (siehe oben) mit Aufzeichnungspflichten betroffen sein, selbst wenn er kein System der doppelten Buchführung nutzt.
Die drei aus unserer Sicht wichtigsten Zugeständnisse, die die Finanzverwaltung in die GoBD aufgenommen hat sind
- Wegfall der Kontierung auf dem Papierbeleg unter bestimmten Umständen (siehe unsere Veröffentlichung „Kontierung auf dem Beleg")
- Wegfall der Aufbewahrungspflicht von Emails, wenn diese den Beleg als Anlage nur transportieren (Analogie: Briefumschlag)
- Ersetzendes Scannen mit anschließender Vernichtung der Papierbelege (siehe unsere Veröffentlichung „Buchungs-Belege entsorgen?").
Es scheint absehbar zu sein, dass die GoBD, die 184 Textziffern umfassen, auf Jahre die Finanzgerichte (FG) und den Bundesfinanzhof (BFH), ja sogar das Bundesverfassungsgericht (BVerfG) beschäftigen werden:
Nach bisheriger Auffassung werden die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung durch Handelsbrauch, Verkehrsanschauung, Gerichtsentscheidungen und so weiter gebildet und fortentwickelt. Mit den GoBD wir dieses Verfahren nahezu umgekehrt. Danach soll sich die Praxis künftig in erster Linie an den Anforderungen der Finanzbehörde und nicht des ordentlichen Kaufmanns orientieren. Gleichzeitig wird versucht, bei einer Reihe von Fragen die Meinung der Finanzverwaltung als Standard festzulegen, auch wenn diese rechtlich umstritten ist.
Trotz dieses problematischen Vorgehens werden sowohl wir uns als auch Sie sich auf diese Anforderungen einstellen und sie bei der Organisation der Prozesse berücksichtigen. Die Vermeidung von formellen Auseinandersetzungen über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und der Aufzeichnungen soll Ziel und Motivation gleichermaßen sein. Die Situation, dass der Betriebsprüfer des Finanzamts aus rein formellen Gründen Ihre Buchführung als nicht „ordnungsgemäß“ brandmarkt und verwirft (dies führt zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen), sollten wir gemeinsam verhindern.
Eine gute Zeit wünscht Ihnen
Ihr Frank Hartmann
