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Guten Tag,

laut GmbH-Gesetz (§ 35a) müssen auf den Geschäftsbriefen der GmbH folgende Angaben gemacht werden:

• Rechtsform der Gesellschaft
• Sitz der Gesellschaft
• Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
• Handelsregister-Nummer der Gesellschaft
• Geschäftsführung, also alle Geschäftsführer mit vollem Namen
• Sofern die GmbH einen Aufsichtsrat oder Beirat hat, dessen Vorsitzenden mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Der Geschäftsführer der GmbH begibt sich in die persönliche Haftung, falls er diese Angaben nicht macht. Das ist nachvollziehbar, da er einen falschen Rechtsschein erweckt, weil seine Geschäftspartner nicht erkennen (können), dass ihr Vertragspartner eine GmbH, also eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung sein soll. Im Ergebnis wird der Geschäftspartner also so gestellt, als wenn er die Vereinbarung mit jemandem getroffen hätte, der unbeschränkt haftet. Und dies ist dann der Geschäftsführer, der diese Pflichtangaben unterlassen hat.

Wichtig: Auch Emails gehören zum Briefbogen im Sinne des § 35a GmbHG! Das bedeutet für Sie, dass Sie am Ende jeder (!) Email, die Ihre GmbH verlässt, den Text mit allen zuvor genannten Pflichtangaben – idealerweise automatisch – hinzufügen. Als Alternative bietet sich vielleicht an, Emails grundsätzlich nur mit Anhängen zu verschicken. Dieser Anhang ist dann Ihr untadelig gestalteter GmbH-Briefbogen.

Für GmbH-Mitarbeiter, die nicht Geschäftsführer sind, ergibt sich eine Erleichterung: Verschicken diese eine Email für die GmbH, reicht es aus, den Hinweis auf die absendende Firma mit dem Zusatz „GmbH“ zu geben.

Eine gute Zeit wünscht Ihnen

Ihr Frank Hartmann